Um dos grandes desafios do dia a dia profissional é aprender como priorizar tarefas no trabalho. Por mais que você seja uma pessoa centrada e organizada, em períodos de alta demanda pode ficar mais complicado conseguir “equilibrar todos os pratinhos” e definir, com precisão, a ordem de importância de cada uma das suas entregas.
Esse problema pode surgir em todos os níveis hierárquicos, dos estagiários à liderança, e por mais que ver a lista de trabalhos crescer seja um pouco desesperador, é possível reassumir o controle e criar processos para que isso não volte a acontecer com frequência.
Sendo assim, ter sistemas e fluxos definidos vai te ajudar a conseguir uma resposta, ágil e rápida, quando o trabalho voltar a ser intenso. Você já vai ter se preparado para aquela situação e, daqui em diante, a organização de tarefas ficará mais fácil.
Como priorizar tarefas no trabalho em 6 passos
Para te guiar nesse processo, selecionamos seis dicas cruciais para estruturar, de uma vez por todas, suas demandas de trabalho. Confira abaixo.
1 – Adquira o hábito de usar uma agenda ou lista de afazeres
O primeiro passo para realizar suas tarefas é conseguir organizá-las e visualizá-las. Por mais que você tenha uma ótima memória, colocar todas as pendências no papel vai te ajudar no processo de priorização.
Para isso, comece fazendo uma lista geral de demandas, com cuidado para não deixar nada passar. Depois, escolha as opções que fazem sentido para manter essa organização em sua rotina. Pode ser uma agenda tradicional, um planner, uma lista de afazeres, um bloco de notas virtual ou ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Trello, Asana ou o Notion.
O mais importante é encontrar uma solução que você consiga utilizar todos os dias e, a partir daí, anotar tudo o que precisa fazer no trabalho.
2 – Encontre um modelo de calendário que funcione para você
Depois de colocar no papel as suas obrigações, outra dica para te ajudar a cumprir prazos é usar um calendário. Hoje em dia, é possível encontrar dezenas de opções físicas e virtuais, que assim como as listas, te fazem visualizar de forma dinâmica as pendências que estão nas suas mãos.
Uma sugestão para potencializar os benefícios do calendário é usá-lo para criar uma linha do tempo das suas obrigações. Por exemplo, se você precisa entregar um relatório no dia 15, pode ser interessante acrescentar outras datas à ferramenta e “quebrar” uma tarefa em várias.
Suponhamos que dia 05 você pretende organizar os materiais, para começar o primeiro esboço no dia 07, fechar uma primeira versão no dia 10 e aprovar o documento internamente até o dia 13. Essa estratégia é interessante para te manter “na linha” e também para antecipar potenciais problemas. Se uma urgência surgir no dia 08, por exemplo, você terá mais visibilidade sobre o que precisa ser feito para remanejar as prioridades.
De qualquer forma, o básico de um calendário já supõe que as tarefas ficarão organizadas por data de entrega, um ótimo começo para aprender a priorizar o seu trabalho no dia a dia. Afinal, entregas agendadas para amanhã precisam ser finalizadas antes das entregas para a semana que vem, certo?
3 – Crie ou utilize um sistema de prioridades
Existem vários métodos e sistemas para estabelecer prioridades e, muitas vezes, essa categorização vai depender de vários fatores. Alguns exemplos são a sua posição hierárquica, a natureza do trabalho e todas as pessoas responsáveis por ele.
Mas também é possível usar como referência alguns sistemas já criados e utilizados no mundo todo. Um deles é chamado de Matriz de Eisenhower. Simples e fácil de implementar, ela consiste em ordenar suas tarefas em quatro quadrantes combinantes: importante, não importante, urgente e não urgente.
Esse rápido exercício já vai te dar mais clareza sobre sua lista de afazeres, mas se ainda assim os próximos passos ficarem nebulosos, tente os seguintes direcionamentos. Para demandas importantes e urgentes, considere colocá-las no topo de prioridades, enquanto a lista de não urgente e importante pode ser agendada para um segundo momento.
Em seguida, pense se não é o caso de delegar ou negociar as entregas não importantes e urgentes, e para os tópicos não importantes e não urgentes, talvez seja a hora de eliminá-los da lista.
4 – Aprenda a delegar tarefas
Um ponto importante levantado pela dica três é o ato de delegar algumas tarefas. Em qualquer nível hierárquico, saber dividir as demandas faz parte do trabalho, por mais que algumas pessoas tenham mais facilidades do que outras ao “abrir mão” de certas entregas.
O ponto chave para acertar é mirar no equilíbrio. Ao avaliar quais afazeres podem “sair do seu prato”, leve em consideração o grau de dificuldade, tempo para ser finalizado, necessidade de suporte, sua familiaridade com a demanda e se ela representa um desafio para você – será que você precisa mesmo delegá-la ou só está fugindo dela?
Também pondere quem são os outros colaboradores que poderiam assumir essas tarefas e a atual situação geral de demandas de todo o time. Lembre-se que você não trabalha sozinho, e os profissionais de uma equipe sabem que o trabalho colaborativo, e em grupo, consegue resolver desafios como esse.
5 – Converse com seus colegas de trabalho e líderes
Se você ainda está inseguro sobre o grau de urgência e importância das suas responsabilidades, não tenha medo de conversar sobre isso com seus gestores e colegas de trabalho. É normal ter dúvidas sobre o processo de priorização, e uma sessão de brainstorming pode ser a peça que faltava para compor o quebra-cabeças.
6 – Se necessário, tente negociar os prazos
Um profissional centrado também sabe se impor e explicar que sua carga de trabalho está ultrapassando sua capacidade. Em situações como essa, não há nada de errado em reportar o cenários aos seus líderes e entender o que pode ser feito para não sobrecarregar ninguém e tampouco comprometer a qualidade das entregas.
Por mais que nenhum profissional goste dessa circunstância, às vezes ela é necessária e essencial para que você não trabalhe até a exaustão.
Agora que você já sabe como priorizar tarefas no trabalho, temos uma ótima notícia. Esse tutorial não se encaixa apenas na vida profissional, mas também na vida acadêmica. Dessa forma, você pode organizar suas responsabilidades de um curso de especialização, que oferece diversas oportunidades para impulsionar a sua carreira.